Las herramientas colaborativas, son cada día más usadas en las empresas ya que permiten conectar a personas que están a miles de kilómetros de distancia, y que por lo tanto no hace falta que estén en el mismo espacio físico, lo que aporta gran flexibilidad. Por lo que, avanzamos de forma más fluida en el trabajo, y más visual.
Por la parte negativa, se necesitan grandes medidas de seguridad que garanticen la privacidad de nuestra información.
CLASIFICACIÓN DE HERRAMIENTAS COLABORATIVAS
En este apartado, vamos a hablar de los tipos de herramientas colaborativas que se pueden usar para mejorar la productividad.
- De comunicación: Se usan en gran mayoría para poder hacer reuniones junto a un cliente o a un compañero de la empresa, que están en espacio físicos distintos. Además, se tiene la disponibilidad de hablar con varias personas a la vez, y enviar archivos.
- De gestión de proyectos: Son aplicaciones que llevan el seguimiento online de los proyectos en marcha, por ello puedes coordinarte con con las empresas que están implicadas en él y saber en que punto estáis. Además, permite gestionar la carga de trabajo de cada miembro del equipo.
- De creación: Cuando la elaboración de una tarea es cosa de varias personas. Por ello, existen las herramientas colaborativas de creación, y que posibilitan el trabajo online simultáneo desde distintos espacios físicos. Teniendo coordinación y gran eficacia.
MEDIDAS DE SEGURIDAD
Las herramientas de seguridad colaborativas, al depender de varias personas pueden llevar a una pérdida de datos, fuga de información confidencial o suplantación de identidad. Para ello, vamos a poner los siguientes puntos:
- Comunicación solo con usuarios conocidos: Es importante no establecer contacto, con nadie que no este en tu lista de contactos. Añadirlos solo si son de confianza, quitando la opción de defecto del ordenador.
- Previene la pérdida de información y gestión de almacenamiento: Tenemos que contar con un buen sistema de cifrado de datos, para que no quede expuesta al resto de las personas; ya que en reuniones o videoconferencias tenemos que compartir audios o videos.
- Utiliza una red constante y confiable: Tienes que tener suficiente ancho de banda para tener un intercambio de datos, o habrá interrupciones en la conexión que provoquen pérdida de información. Por supuesto, usa antivirus y firewalls.
- Integra herramientas colaborativas con el resto de tecnologías: Todas las aplicaciones no están aisladas en sí mismas, forman parte de la empresa, tanto de hardware como software.
